La Municipalidad de Córdoba digitaliza sus documentos y se desprende del papel
Sólo en el Tribunal de Faltas se han derivado 3,5 toneladas de papel para ser recicladas. El procedimiento comenzó también en el Palacio Municipal.
Sólo en el Tribunal de Faltas se han derivado 3,5 toneladas de papel para ser recicladas. El procedimiento comenzó también en el Palacio Municipal.
El futuro llegó y está haciendo cosas. Por ejemplo, con los papeles. Cada año, la Municipalidad de Córdoba produce 40.000 documentos en promedio, que van sumándose año tras año y pasan de las oficinas a un archivo donde se resguardan.
El antiguo depósito, que funciona en calle Paraguay 730, quedó chico y hubo que procurarse un anexo. Para tener una idea, hay 1.500.000 expedientes en el archivo y 1.000.000 más en el anexo. Cada expediente, a su vez, incluye un número indeterminado de páginas documentales Si bien es también la Municipalidad la que debe velar por la guarda de la documentación, no todo lo que se acumula posee valor contable, jurídico o histórico.
Actualmente, se encuentran trabajando las dos comisiones de expertos que tienen a su cargo el expurgo y selección de documentos dentro del proceso de despapelización de la administración municipal. Una de estas comisiones está dedicada al procedimiento específico en los Tribunales Administrativos Municipales de Faltas y la otra, al área administrativa del Palacio Municipal 6 de Julio.
La tarea más avanzada se realiza en los Tribunales de Faltas, que ya lleva un año de trabajo ininterrumpido, lugar donde la comisión detectó 1.000.000 de causas, que van de 2008 a 2013, en condiciones de ser eliminadas. En un año, fueron procesadas, digitalizadas y destruidas 55.000 causas, que representan 3, 5 toneladas de papel enviadas a reciclado y la recuperación de 45 metros lineales de espacio.
Pero, tranquilos. La palabra “destrucción” es una metáfora. El documento sigue vivo en formato digital y su guarda está garantizada a través de un backup que reúne la información y la muda de soporte a soporte para que se conserve de manera permanente.
El largo camino del papel
En su Plan de Metas, la presente gestión promueve la calidad para la ciudad a través de una Municipalidad institucionalmente modernizada y capacitada en capital humano, procesos y tecnología, para la gestión pública eficiente. Es la calidad que merece Córdoba, Capital Social y que podría estar muy bien representada por el largo camino que sigue el papel y que culmina, curiosamente, en nuestros hogares.
La primera experiencia llevada adelante en espacios municipales fue el procedimiento de Despapelización del Tribunal de Faltas, creado por decreto 3393 del año 2016 y que fue previo a la Ordenanza 12.571 del mismo año, la que incluye el procedimiento también para el Palacio Municipal.
Ese decreto sentó la base legal para el proyecto que se inició con los protocolos técnicos que la archivología exigía. Fue necesario conformar la primera comisión de expurgo y selección, como se llama técnicamente al procedimiento y que consiste básicamente en la valoración histórica e interdisciplinar de la documentación a revisar.
La comisión está integrada por seis expertos legales, contables, administrativos y otros específicos dedicados a la historia y a los derechos humanos, ya que la documentación resguardada data de la década del ’60 y recorre la última dictadura militar. En el equipo trabajan, además, otros seis empleados y un ingeniero en sistemas, quien tuvo a su cargo la creación del software para guarda y digitalización de los documentos.
Por ley, los documentos generados en los Tribunales de Faltas poseen valor sólo durante cuatro años y un mes. Cumplido ese plazo, no es necesario archivarlos. Con ese criterio, la valoración histórica de la documentación se realizó juzgado por juzgado de manera cronológica. Para aquellos documentos que podían finalmente ser eliminados, se resguardó una muestra que incluyó la selección de dos actas por mes, por año y por juzgado.
Luego de la valoración y selección, se armaron paquetes. Hubo que sacar cuidadosamente los ganchos de metal y hacer limpieza papel por papel, extrayendo tierra y pelusa para no romper el escáner. Cada imagen escaneada pasa a una base de datos desde donde es recuperada y controlada. Si es aprobado, el documento pasa a una trituradora.
Gracias a un convenio firmado por los Tribunales con los Centros Verdes de CRESE, el papel triturado es limpiado, seleccionado, enfardado y pesado y enviado a Celulosa de Campana, donde es convertido en papel tissue y llega nuevamente a nuestros hogares.
Los Centros Verdes crearon 34 puestos de trabajo, muchos de los cuales obedecieron a este proyecto particular. De este modo, el viejo papel municipal adquiere un fin social y regresa para ser reutilizado en familia.
El Palacio Municipal, el próximo
La tarea realizada en los Tribunales de Faltas se replicará en las áreas administrativas del Palacio Municipal, según lo establece la Ordenanza 12.571/16, que a través de sus 14 artículos conforma la comisión, sus integrantes, las disciplinas representadas y cómo se realiza el proceso de selección documental y el procedimiento de digitalización.
A mediano plazo, la comisión comenzará con la evaluación, retención y descarte de documentación. Actualmente se están recibiendo cajas de las áreas de Servicios Públicos, Recursos Humanos, Recursos Tributarios, Evaluación de Impacto Ambiental y Dirección General de Fiscalización.
Cada caja contiene un promedio de 6 paquetes y cada paquete contiene 10 expedientes. La comisión recibe 5 cajas por semana por cada repartición, lo cual representa 25 cajas y 1.500 expedientes a procesar.
Si bien el proceso será muy lento, es también muy necesario. Los expertos municipales que trabajan en el proceso estiman que será el hecho más importante a nivel administrativo que ocurrirá para los años que vengan.
En boca de todos
La Municipalidad de Córdoba presentó la experiencia de la Primera Comisión para Expurgo y Selección de Documentación este año en el 12° Congreso de Archivología del Mercosur, realizado en la Universidad Nacional de Córdoba.
Este fin de semana, presentará la experiencia de Despapelización del Tribunal de Faltas en el marco del encuentro organizado por Green Drinks en la Universidad Tecnológica Nacional.
